徽商职业学院文件
徽院办〔2023〕15号
关于印发《徽商职业学院采购管理办法
（第四次修订）》的通知
各系部、相关部门：
《徽商职业学院采购管理办法（第四次修订）》已经学院院长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
徽商职业学院
2023年1月31日
徽商职业学院采购管理办法
（第四次修订）
第一章 总则
第一条 为规范采购行为，防范各类风险，依据国家法律法规和政策规定，结合学院实际，制订本办法。
第二条 本办法适用于学院的各类采购活动，包括货物类、服务类、工程类的所有采购活动。
第三条 学院采购活动应遵循的基本原则是：公开、公平、公正，合法、合规、合理。
第四条 学院成立采购与招标领导小组（以下简称采购领导小组），组长由学院领导担任，成员由学院资产管理处（招标采购办公室）、财务处、总务处、教务处、学生处、组织人事处主要负责人组成。当采购领导小组成员岗位发生变动时，学院应及时调整人员组成。采购领导小组根据学院授权和本办法的规定开展工作，主要职责是：
（一）研究学院采购工作中的重要事项，向学院提出意见和建议；
（二）学院采购项目入库审核；
（三）指导和监督需求部门履行采购工作职责；
（四）研究学院采购活动中的重大投诉问题；
（五）学院授权和本办法规定的其他职责。
采购领导小组下设办公室（以下称为采购办），采购办设在资产管理处（招标采购办公室），主要职责是：
（一）负责采购管理的日常工作，包括政策研究、意见建议、制度拟定、会议组织、材料整理与归档等；
（二）负责汇总学院各部门的采购计划，规范采购需求，确定采购组织形式、采购方式；
（三）负责政府采购项目的信息公开；
（四）负责学院采购项目委托给代理机构实施的分配、组织；
（五）负责对代理机构的管理、监督、评价；
（六）负责协调、组织采购过程中的质疑回复，配合监管部门处理投诉及相关问题；
（七）负责在采购立项备案审批环节明确审核内容，对项目是否经过党委会或院长办公会审议情况进行核实，对项目是否调研市场价格和同类学校建设情况进行核实。
（八）负责在采购文件审签环节明确审核内容，对项目采购方式渠道情况审核，对已经专家论证的采购文件是否采纳专家建议进行审核。
（九）审核采购合同，参与采购合同履约监管；
（十）负责组织、协调项目评审中学院代表的委派工作；
（十一）指导学院需求部门自行开展的采购活动；
（十二）负责采购领导小组交办的其他工作。
第五条 学院纪检监察室（审计处）是学院招标采购活动的监督部门，在招标采购活动中，按监督职能履行监督职责。
第二章 采购立项管理
第六条 1万元以下的采购项目由需求部门口头或书面请示分管领导同意后直接采购。
第七条 1万元以上5万元以下的采购项目，由需求部门提出书面申请，经分管领导同意后进行采购。
第八条 5万元以上10万元以下的采购项目，由需求部门提出书面申请并填写《徽商职业学院立项审批表》，经学院财务部门主要负责人审核资金来源、需求部门分管领导全面审核后，报院长审批。
第九条 10万元以上100万元以下的采购项目，由需求部门提出书面申请，履行上会议题审议程序，经分管领导和院长同意后，报院长办公会审议；100万元以上的采购项目，由需求部门提出书面申请，履行上会议题审议程序，经分管领导和院长同意后，报院党委会审议。以上上会项目经会议审议通过后，由需求部门履行《徽商职业学院立项备案单》审签程序。
以上上会审议的项目，属于非常规项目（学院没有可供参照的类似项目）以及法律法规和政策规定必须进行可行性研究的项目，还应提供《项目建议书》及专家论证意见。需要论证的项目，由需求部门提出论证申请，经分管领导同意后，按本办法第十三条有关论证的规定组织论证。
第十条 需求部门不得通过化整为零、降低立项金额等方式规避立项审批程序以及相应的采购程序。
第十一条 凡未履行审批、立项入库的项目，一律不得采购。
第三章 采购方式与限额规定
第十二条 纳入政府集中采购目录内的采购项目，委托集中采购代理机构实施采购，集中采购目录外达到分散采购限额的采购项目，委托招标采购代理机构实施采购，采购方式严格按政府采购相关法律、法规、规定执行。
第十三条 政府采购限额标准下、非财政性资金采购项目，采购方式与金额定如下：
（一）1万元以上5万元以下的采购项目，实行需求部门询价采购。
（二）5万元以上的采购项目，由学院委托招标采购代理机构采用合理的方式实施采购。
（三）5万元以上、10万元以下的确需实地考察、走访询价才能保证采购质量的项目，经批准由需求部门、采购办、财务处组成询价小组，进行走访询价。
（四）必须网上商城采购的项目，按省财政厅的规定在网上商城采购。
（五）只有唯一供应商或具有特殊性的采购项目，在履行《徽商职业学院采购单一来源采购申请表》审签程序后，实行单一来源采购。对单一来源认定不清的采购项目，须在履行审签程序前对单一来源认定进行论证，并附上《徽商职业学院采购单一来源采购专家论证意见》，论证方法参照政府采购有关规定。
（六）采购限额实行动态管理，具体办法是：根据省财政厅年度公布的政府集中采购目录、采购限额的调整情况，结合学院实际，由采购办提出调整方案，提请党委会审议决定后，以学院文件公布调整。
第四章 采购实施管理
第十四条 实行政府集中采购和分散采购的项目，在实施采购时，需求部门除严格执行政府集中采购和分散采购相关规定和程序外，涉及学院审批环节（采购文件审核，主要是审核需求清单、评审办法、付款方式、合同主要条款等）按以下程序进行审核：
（一）需求部门经办人对采购文件进行全面审核，审核无误后在《徽商职业学院政府集中采购和分散采购采购文件审签单》上签字确认。
（二）需求部门主要负责人对采购文件进行全面审核，审核无误后在《徽商职业学院政府集中采购和分散采购采购文件审签单》上签字确认。
（三）采购办负责人对采购文件进行合规性审核，审核无误后在《徽商职业学院政府集中采购和分散采购采购文件审签单》上签字确认。
（四）需求部门分管领导对采购文件进行全面审核，审核无误后在《徽商职业学院政府集中采购和分散采购采购文件审签单》上签字确认。
（五）需求部门经办人根据审核意见对采购文件进行修改；当审核意见分歧较大，无法取得一致时，应提交采购领导小组会议研究；仍无法取得一致意见时，按照项目金额提交院长办公会或党委会研究。
（六）需求部门经办人将修改后的采购文件送采购办负责人复核确认并在招标文件上加盖采购办骑缝章后，送需求部门分管领导签发。
在履行上述审核程序时，为保证工作效率同时又有充分的审核时间，每环节审核时限规定为：30万元以下项目1个工作日，30万元以上项目3个工作日，复核与签发环节均为0.5个工作日。对于较复杂项目，需求部门应事先与审核人沟通；对于审核人提出的问题，需求部门应进行充分说明。
除单一来源采购外，无特别要求的项目，需求部门在采购文件中设定供应商条件、技术参数、品牌、评标办法等关键内容时，不得有指向性和排他性有特别要求的项目，需求部门在采购文件中设定供应商条件、技术参数、品牌、评标办法等关键内容时，符合条件且形成竞争关系的潜在供应商不得少于3家；有品牌要求的，参考品牌不得少于3个。
由招标采购代理机构负责实施的项目，招标采购代理机构应负责根据需求部门提出的采购需求制作采购文件供审核，并在审核意见出现分歧时负责提出专业建议供决策。
30万元以上的非常规项目（学院没有可供参照的类似项目），需求部门应会同采购办组织专家论证会，对项目方案、需求清单、技术参数、品牌、评标办法等关键内容的必要性、合理性进行论证。专家论证会由采购办负责组织，由需求部门分管领导主持。专家人数不得少于5人，其中院外专家不得少于3人，专家由采购办统一邀请，需求部门可以提供人选建议。需求部门在提交此类项目的采购文件审核时，应附专家论证意见书。此项论证可以与立项环节的论证合并进行，对于未履行审核程序或审核程序不完整的采购文件，学院不予确认，印章管理部门不得在相关材料上用印。
第十五条 政府采购限额标准以下、非财政性资金采购项目，按以下方式实施采购：
（一）部门询价采购：由需求部门自组询价小组，人员不少于2人，询价的可对比、有竞争性的商家不少于3家，询价结束后提交询价报告，询价报告要对询价过程和结果进行说明，提出采购建议，询价人要在询价报告上签字确认，部门主要负责人审核同意并签字后，加盖部门印章，报分管领导批准后实施采购。
（二）走访联合询价：由需求部门、采购办、财务处组成询价小组，人员不少于3人，由需求部门负责人担任组长。询价的可对比、有竞争性的商家不少于3家，询价结束后提交询价报告，询价报告要对询价过程和结果进行说明，提出采购建议，询价人要在询价报告上签字确认，加盖需求部门印章，经采购领导小组组长审核同意，报院长批准后实施采购。
（三）委托招标采购代理机构实施的项目，学院采购办对项目实施的进度、质量进行监督、管理，实施过程所有的文件、资料经采购办确认后方可对外发布和存档。
（四）单一来源采购：5万元以下，由需求部门自组谈判小组，人员不少于2人；5万元以上，由招标采购代理机构按照不同的采购方式组建谈判小组，谈判小组由学院代表和专家组成，人员为3人以上单数，且学院代表不多于谈判小组人数的三分之一。谈判小组与供应商进行谈判，谈判结束后提交谈判报告，谈判报告要对谈判过程和结果进行说明，提出采购建议，谈判人要在谈判报告上签字确认，加盖需求部门印章，经学院采购领导小组组长审核同意，报院长批准后实施采购。
第十六条 政府采购限额标准以下、非财政性资金采购项目，可以按业务归口实行统一采购。具体办法是：需求部门在提交立项审批时，同时提交归口采购申请，经学院分管领导同意、院长批准后，连同已完成审批的立项申请一并交业务归口部门，由业务归口部门按本办法实施采购。
第十七条 签订合同。除即时交易、无后续问题的采购以外，其他采购均应按照《徽商职业学院合同管理办法》的规定签订合同，合同生效后方可施工、供货或提供服务。
第十八条 验收。资产管理处（招标采购办公室）建立校内、校外专家库，根据项目类型组织校内外专家和相关部门进行项目验收。
第十九条 凡不符合本办法规定、手续不全的采购行为一律无效。项目费用报销时，审核人不得审核，审批人不得审批，财务部门不得支付款项。
第五章 采购资料归档与保管
第二十条 部门询价采购项目的采购申请、审批材料、询价报告原件由需求部门保存并复印一份附在报销单据后，原件保存时间不少于5年。
第二十一条 走访询价或单一来源采购项目的采购申请、立项审批材料、询价报告或谈判报告原件移交学院档案室保存，需求部门复印两份，一份自行留存，一份附在报销单据后，原件保存时间不少于5年。
第二十二条 委托招标采购代理机构招标采购的项目采购申请、立项审批材料、采购文件审签单、采购文件审核原件、对外发布的采购公告、采购文件、澄清更正公告、评审记录、会议记录、中标或成交公告、中标或成交通知书、投标文件或响应文件、质疑投诉相关材料、合同、项目验收资料等由需求部门整理，按项目立档，项目验收合格后15日内交学院档案室存档，保存期限为15年。报销时，按《徽商职业学院合同管理办法》的相关规定执行。
第二十三条 政府集中采购和分散采购项目的采购申请、立项审批单、采购文件审签单、单一来源采购项目公示审签单、采购文件审核原件、对外发布的采购公告、采购文件、澄清更正公告、中标或成交公告、中标或成交通知书、投标文件或响应文件、质疑投诉相关材料、合同、项目验收资料等由需求部门整理，按项目立档，项目验收合格后15日内交学院档案室存档，保存期限为15年。报销时，按《徽商职业学院合同管理办法》的相关规定执行。
第二十四条 凡未按本办法规定办理采购资料存档手续，无《徽商职业学院采购资料归档单》的，结项付款时，财务处不予审核。
第六章 采购纪律与责任追究
第二十五条 对违反采购纪律规定的有关人员，包括经办人、直接领导、分管领导、审核人、审批人、学院评审人员、学院印章管理人、财务人员、归档材料管理人员等，实行追责问责。有下列情形之一，视情节轻重，学院给予其党纪政纪处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任：
（一）与供应商有以下恶意串通行为的：
1.向供应商提供其他供应商投标信息的；
2.向供应商提供评标委员会、竞争性谈判小组或询价小组组成人员情况的；
3.与供应商串通进行围标的；
4.法律法规规定的其他恶意串通行为。
（二）在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益。
（三）在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况。
（四）开标前泄露标底。
（五）采购当事人与供应商有直接利害关系应回避未回避的。
（六）其他违反本办法以及法律法规和政策规定的情形。
第七章 附 则
第二十六条 本办法与法律法规和国家政策规定不一致的，以法律法规和国家政策规定为准。
第二十七条 本办法中“以下”不包括本数，“以上”包括本数。
第二十八条 本办法由资产管理处（招标采购办公室）负责解释。
第二十九条 本办法自2023年2月1日起施行，原《徽商职业学院采购管理办法（第三次修订）》同时废止。
附件：1.徽商职业学院采购总流程图
2.徽商职业学院采购立项流程图
3.徽商职业学院采购实施流程图
4.徽商职业学院立项审批表
5.徽商职业学院立项备案单
6.徽商职业学院政府集中采购和分散采购采购文件
审签单
7.徽商职业学院单一来源采购申请表
8.徽商职业学院单一来源采购专家论证意见模板
9.徽商职业学院单一来源采购项目公示审签单
10.徽商职业学院询价采购文件模板
11.徽商职业学院采购文件归档
徽商职业学院办公室 2023年1月31日印发
共印：6份
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